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Word 2007 - Aprende a combinar correspondencia en el curso de Word 2007 gratis


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T E M A 22: COMBINAR CORRESPONDENCIA EN DOCUMENTOS WORD 2007
 TEMA 22: Combinar correspondencia

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   PRIMEROS PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA

   Estamos ante otra potente utilidad de Word 2007 que nos vá a ahorrar un enorme trabajo cuando tengamos que trabajar en documentos donde se repitan ciertos datos. Para eso podremos usar con Word 2007 esta herramienta.

   Imagínate la secretaria de una oficina, que tiene que enviar una carta de saludo (por ejemplo) a 200 personas. Imagínate también que tuviese que teclear uno por uno el encabezamiento de cada una de esas 200 cartas a enviar...¿verdad que sería de locos?.

   Con Word 2007 esa es una tarea sencillísima, pues tan solo debería disponer de una base de datos, con los correspondientes a esas 200 personas; a la hora de escribir esos encabezamientos tan solo sería cuestión de unos pocos clics con el ratón...
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   ** VAMOS A DESARROLLAR UN EJEMPLO COMPLETO DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA, PARA QUE LO ENTIENDAS MEJOR

   Vamos a suponer que trabajas en una oficina y necesitas realizar el trabajo de esa secretaria (en el ejmplo trabajaremos con solo 3 personas, en vez de las 200 que habíamos dicho, aunque supondrás que sirve para cuantas quieras), es decir, tu jefe te pide enviar una carta a los socios para invitarles a una reunión. Piensas enseguida que Word 2007 acudirá en tu ayuda, pues tan solo tendrás que realizar cuatro pasos:

   1. Crear el cuerpo de la carta
   2. Crear por una sola vez los datos de esas personas que guardarás en una base de datos
   3. Usar esos datos para tus cartas y combinarlos
   4. Guardar todo para más adelante imprimir las cartas (por ejemplo); además para usarlos cuantas veces necesites en el futuro.

   1. CREAR EL CUERPO DE LA CARTA

   Para ello, una vez abierto un Nuevo Documento, tendremos que ir a:
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Abrimos Nuevo documento y vamos a "Iniciar combinación de correspondencia"
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   Como vés, tendremos que abrir la Ficha Correspondencia e irnos al apartado Iniciar combinación de correspondencia y luego a Cartas, y después:
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Escribimos el cuerpo de la carta
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   Tendremos que escribir lo que es el cuerpo principal de esa carta (que será invariable); supongamos que es el que te muestro en la imagen de arriba. Hecho lo anterior en nuestro documento Word 2007, habrá que trabajar con los destinatarios, para ello, tendremos que:

   2. CREAR POR UNA SOLA VEZ, LOS DATOS DE ESAS PERSONAS QUE GUARDARÁS EN UNA BASE DE DATOS

   Nos iremos ahora al apartado Seleccionar destinatarios, donde hay varias opciones, como "usar una lista existente", o "seleccionar de los contactos de Outlook"...; pero nosotros vamos a usar esta otra:
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Escribiremos una lista en Word 2007
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   Al no disponer ya de una lista para usar (por cierto, podría proceder a Access por ejemplo, o de los contactos de Outlook), no habrá más remedio que crear esa lista por una sola vez, así que iremos a la opción Escribir nueva lista....Solo tenemos que picar en dicha opción:
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Tenemos que personalizar la lista
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   Lógicamente, nos aparecerá la lista vacía, así que tenemos que ir introduciendo los datos que vamos a necesitar. Pero en la lista de direcciones que trae por defecto Word 2007, existen varios campos que no necesitaremos, así que vamos a modificarlos. Para ello como puedes ver arriba, picamos en Personalizar columnas...:
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   Estos son todos los campos que vienen por defecto. Pero a mí por ejemplo no me interesan algunos como los teléfonos, la dirección de correo electrónico y otros, así que veremos en la próxima lección como continuamos nuestro ejemplo.
 
 
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   El hecho de cortar aquí la lección es el evitar que estas se hagan excesivamente largas y puedan aburrirte, así que prefiero continuar en una segunda parte este trabajo que hemos iniciado con el ejemplo. Seguimos...
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    EJERCICIO: Crea un Nuevo documento, luego prepara una carta similar a la del ejemplo (o puede ser la misma), y sigue los pasos explicados en esta lección. Guarda ahora ese documento para seguir en el ejercicio de la lección siguiente.
 
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