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Curso de Excel básico - Aprender ofimática - Todo sobre hojas de cálculo de Excel


 
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  Lección 10: Vincular Hojas y Fórmulas

  Según lo prometido, vamos a ver en este tema la forma de vincular distintas hojas que tengamos en un mismo Libro, o lo que es lo mismo: incluir fórmulas que hagan referencia a distintas Hojas.

  Para ello vamos a Abrir el ejemplo con el que venimos trabajando durante todo el curso (el Libro, para hablar con propiedad), el cual debe presentar este aspecto:

    

 

 

   Puedes comprobar que consta de 3 Hojas (“Primer Trabajo”, “Segundo Trabajo” y “Tercer Trabajo”), comprobando como en la primera e ellas (la que aparece en la figura) habíamos realizado una pequeña contabilidad casera y nos calculaba el IVA; luego en la segunda, solo habíamos metido unos meses:

           

   Y la tercera de momento está totalmente vacía.-Bien, pues vamos a realizar algún cambio en la segunda (“ Segundo Trabajo ”), lo primero vamos a desplazar dos columnas hacia la izquierda estos meses, para ello no hay más que eliminar por ejemplo las columnas “ B ” y “ C ” lo que es tan sencillo como seleccionarlas (picamos arriba sobre B y desplazamos el ratón con el botón izquierdo pulsado hasta seleccionar también C, apareciendo así:

      

   Y ahora dentro de B ó C con botón derecho para que nos salga:

      

   Así que picamos sobre “ Eliminar ” y ya tendremos esto:

      

   Es decir, los meses se han desplazado 2 columnas a la izquierda, y dichas columnas han sido renombradas automáticamente por Excel.

   Bueno, y ahora vamos a refinar un poco la Hoja y meteremos unos datos que nos van a servir para los cálculos posteriores; no explico todo el proceso porque a estas alturas ya los debereis saber (de lo contrario tendreis que repasar las primeras lecciones), el caso es que deberá quedar así:

           

 

   Lo que he hecho simplemente consiste en introducir diversas cantidades (y ¡ojo! que también he introducido los meses de Julio y Agosto como veis (también por el procedimiento ya explicado de “Introducir Filas y Columnas”)).

   Bien, así que ya tenemos contenido en las dos primeras hojas, y la tercera de momento está en blanco, así que manos a la obra y la dejais exactamente así:

       
  
  

   Porque como observais enseguida, se vá a tratar de calcular en esta tercera hoja los gastos totales, el IVA total y finalmente el Total de Gastos+IVA del año, según los datos que tenemos introducidos en las 2 primeras Hojas (no tengais muy en cuenta si los datos introducidos tienen o no mucha lógica porque de lo que se trata es de ver como realizamos los cálculos ¿vale?, lo otro es superfluo).

    Así que vamos alla: nos colocamos en la celda D5 de la hoja Tercer Trabajo y justo picamos arriba en el signo de fórmulas:

que como veis señalo con una flechita; inmediatamente se nos abrirá:

   Este es el asistente para fórmulas, debe tener activada como veis la función SUMA y picamos en “ Aceptar ” para que salga:

        

   Espera le introduzcamos los “ argumentos de la función ”, y para ello picamos dentro de “ Número1 ” y acto seguido picamos abajo en la pestaña de la hoja “ Primer Trabajo ”, con lo cual sale la primera hoja (puede suceder que la ventanita de la que venimos quede justo en medio y no te deje ver los que queremos seleccionar, así que no tienes más que picar en la parte azul superior y sin soltar botón la desplazas a un lado donde no te moleste), seleccionamos la Fila C14:H14 y veremos como nos queda resaltada con una línea de rayitas parpadeando, al tiempo que se nos coloca la leyenda “ Primer Trabajo!C14:H14 ” en la primera casilla donde nos habíamos colocado ( Número1 ).

   Ahora picamos dentro de la segunda casilla “ Número2 ” y nos vamos a la segunda hoja “ Segundo Trabajo ” y de nuevo cuando estamos en ella seleccionamos esta vez el rango C12:E12 con lo cual el proceso será el mismo explicado y veremos que en la segunda casilla se coloca éste:

     

    Sólo nos falta ahora picar en “ Aceptar ” para que Excel realice los cálculos y se nos vaya automáticamente a la tercera Hoja mostrándonos esto:

que si comprobais no es ni más ni menos que el cáculo que le habíamos pedido en la fórmula (suma de los gastos totales de los meses de la primera y segunda hojas); si comprobais vereis que es exactamente 13.800.

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   Sólo nos falta ahora picar en “ Aceptar ” para que Excel realice los cálculos y se nos vaya automáticamente a la tercera Hoja mostrándonos esto:
Bien y ahora realizamos todo el proceso para las otras dos celdas de cálculos que nos quedan, para que el final nos aparezca así el resultado final:
    
   Que si comprobais no es ni más ni menos que el cáculo que le habíamos pedido en la fórmula (suma de los gastos totales de los meses de la primera y segunda hojas); si comprobais vereis que es exactamente 13.800.

     

¿correcto?, pues ya veis de que forma tan sencilla se trabaja con Excel y se realizan todos los cálculos que se te ocurran, incluso tomando datos de hojas distintas; el programa se encarga de relacionarlo todo y de trabajar por tí.-Saludos
   
 
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